Datenschutz-Charta

Informations relatives au traitement des donnees a caractere personnel des apprentis effectue par les institutions

Les opérations de traitement sur les données à caractère personnel d’un apprenti (ou « Données ») sont réalisées par le Ministère de l’Education nationale de l’Enfance et de la Jeunesse (ou « MENJE »), l’Agence pour le développement de l’emploi (ou « ADEM »), la Chambre des Salariés (ou « CSL ») et la chambre patronale compétente, qui est soit la Chambre de Commerce, soit la Chambre des Métiers, soit la Chambre d’Agriculture (ci-après conjointement «Institutions » ou individuellement « Institution ») .

Afin de se conformer au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ou « RGPD »), les Institutions ont défini, de manière concertée, les principes suivants.

1. Les responsabilités

Chaque Institution agit en qualité de responsable de traitement pour les opérations de traitements de Données qu’elle réalise.

Les Institutions précisent qu’il n’y a pas de responsabilité conjointe concernant ces opérations de traitement.

2. Les Données

On distingue deux catégories de Données, à savoir :

a) les Données qui sont obligatoirement mentionnées sur le contrat d’apprentissage et qui sont listées par l’article L.111-3 paragraphe 1^er du code du travail ;

b) les Données qui sont traitées dans le cadre de l’exécution et la gestion du contrat d’apprentissage, dont les Données d’évaluation, les Données liées à des absences, et les Données liées à la fin du contrat.

3. La finalité des opérations de traitement

La finalité des opérations de traitement effectuées par les Institutions est l’exécution de leurs missions légalement définies, dont la gestion des contrats d’apprentissage et le suivi du cursus des apprentis.

Des traitements ultérieurs compatibles réalisés sur les Données sont cependant possibles pour les finalités suivantes :

a) l’enregistrement des certificats de réussite des apprentis permettant une réutilisation des données à la demande de l’intéressé, par exemple pour obtenir un certificat, ou s’inscrire à une formation ultérieure ;

b) la réalisation d’études statistiques anonymisées ;

c) en cas de réussite, la possibilité d’entrer en contact avec l’apprenti afin de l’accompagner dans sa carrière professionnelle.

4. Bases juridiques des opérations de traitement

Le système de la formation professionnelle repose sur un partenariat entre les Institutions conformément à l’article 3 de la loi modifiée du 19 décembre 2008 portant réforme de la formation professionnelle (ou la « Loi »).

Les bases juridiques des opérations de traitement effectuées par les Institutions sont :

a) l’exécution des obligations légales qui sont visées par la Loi, les articles L.111-1 à L.111-12 du Code du travail et, plus largement, par le cadre légal et réglementaire relatif à la formation initiale au Luxembourg (base de licéité de l’article 6.1.c) du RGPD) ;

b) l’exécution des missions d’intérêt public dont est investi le responsable du traitement (base de licéité de l’article 6.1. e) du RGPD).

5. Source des Données et leur communication à des tiers

Les Données sont collectées directement par l’ADEM et le MENJE; les autres Institutions collectent les Données de façon indirecte auprès de l’ADEM, du MENJE, et de l’organisme de formation.

Les Données peuvent être communiquées entre les Institutions et/ou à des prestataires de services dans le cadre de l’accomplissement des finalités du traitement susmentionnées.

Les Institutions s’engagent à contrôler que les prestataires concernés présentent des garanties satisfaisantes en matière de protection de données personnelles.

6. Durée de conservation

Les durées de conservation sont prévues par la Loi du 18 mars 2013 relative aux traitements de données à caractère personnel concernant les élèves (ou « loi du 18 mars 2013 »).

Conformément à la loi du 18 mars 2013, les Données concernant les mesures de remédiation, les aménagements particuliers, le régime linguistique spécifique, et les dispenses et absences ne sont pas conservées au-delà du cursus scolaire.

Sans préjudice de dispositions légales ou règlementaires imposant une durée de conservation plus longue ou en présence d’un litige, les Données non visées par la loi du 18 mars 2013 sont conservées pour leur durée d’utilité administrative et au maximum dix (10) années après la fin du cursus scolaire, sous réserve de l’archivage temporaire des informations relatives aux contrats, diplômes et bulletins scolaires pour une finalité de certification.

Pour plus de précisions il est renvoyé aux notices d’informations complémentaires publiées, le cas échéant, par chaque Institution.

7. Exercice des droits de l’apprenti

Pour l’exercice de ses droits conférés par le RGPD, et pour toute question relative au traitement de ses Données, l’apprenti doit envoyer un courriel, avec le numéro de son contrat d’apprentissage et une preuve de son identité (copie de sa pièce d’identité ou de son passeport par exemple), au point de contact de l’Institution concernée défini ci-après :

8. Liens vers les notices d’informations complémentaires

Pour de plus amples informations concernant les traitements de données personnelles opérés par l’une ou l’autre Institution, l’apprenti peut se référer aux liens ci-dessous :